Die interne Kommunikation gewinnt zunehmend an Bedeutung. Nicht umsonst. Denn Studien zeigen, dass der Erfolg eines Unternehmens etwa zu 90% von der internen Kommunikation abhängt. Deshalb führen immer mehr Unternehmen verschiedene Maßnahmen durch, um den Informationsaustausch innerhalb der Teams und Abteilungen zu verbessern. Was genau interne Kommunikation bedeutet und welche Chancen sie den Unternehmen bietet, veranschaulicht dieser Beitrag.
Interne Kommunikation
Was versteht man unter interner Kommunikation?
Die interne Kommunikation beschreibt einen Prozess des Informationsaustausches innerhalb eines Unternehmens. Die gesamte Kommunikation am Arbeitsplatz unterteilt sich in zwischenmenschliche (z. B. persönlicher Austausch zwischen Kollegen) sowie organisatorische Aspekte (z. B. Erhalt neuer Informationen vom Management).
Dabei unterscheidet man zwischen informeller und formeller Kommunikation. Die informelle Kommunikation beschreibt eine natürliche Kommunikationsart, die schnell und unkompliziert erfolgt. Die formelle Kommunikation hat einen offiziellen Charakter und folgt in der Regel einer fest definierten hierarchischen Kette.
Kommunikation ist ein sehr weitläufiger Begriff. Auch im beruflichen Kontext existieren unterschiedliche Arten wie verbale, nonverbale, externe, visuelle oder schriftliche Kommunikation. Doch eine der wichtigsten Kommunikationsarten in einem Unternehmen ist die interne Kommunikation.
In jeder Organisation kommunizieren die Beschäftigten miteinander. Sie tauschen wichtige Informationen sowie Erfahrungen aus, erhalten Anweisungen von Führungskräften und geben Feedback. Fakt ist: Ohne regelmäßige Kommunikation gibt es keine wertschätzende Arbeitsumgebung und keine qualitativen Ergebnisse. Die interne Kommunikation ist die Basis einer erfolgreichen Zusammenarbeit.
Unterschiede bei Unternehmen
Stellen wir uns ein kleines zehnköpfiges Unternehmen vor. Mitarbeiter und Führungskräfte sehen sich täglich und der Informationsaustausch findet meist unkompliziert statt. Bei kleinen Organisationen steht die interne Kommunikation vor keinen großen Herausforderungen.
Anders verhält es sich in großen Unternehmen oder Konzernen. Wenn die Kommunikation zwischen mehreren Abteilungen und Teams erfolgen soll, müssen dafür bestimmte Voraussetzungen geschaffen werden. Festgelegte Prozesse, hilfreiche Tools sowie durchdachte Kommunikationskanäle bieten viele Möglichkeiten für einen flächendeckenden Informationsfluss und eine positive Arbeitsdynamik.
Wie funktioniert das?
Eine erfolgreiche und effektive Kommunikation kann nur dann gelingen, wenn folgende vier Elemente gut aufeinander abgestimmt sind:
Sender – Person, die eine bestimmte Information an einen Empfänger sendet.
Nachricht – Information, die der Absender dem Gesprächspartner mitteilen möchte.
Kanal – der Weg, der einen Informationsaustausch zwischen Sender und Empfänger ermöglicht. Das kann ein persönliches Gespräch, eine Präsentation, ein Meeting, ein Brief oder eine E-Mail sein.
Empfänger – Person, die Informationen von einem Sender erhält.
Der Begriff der Kommunikation umfasst nicht nur die übermittelten Informationen selbst, sondern alle Beteiligten dieses Prozesses samt Werkzeugen und Strategien. Die Herausforderung besteht darin, dass der Empfänger die gesendete Nachricht, richtig versteht und verarbeitet.
Fehler vermeiden
Um Fehler in der internen Kommunikation zu vermeiden, sollte:
der Absender die Nachricht durchdacht übermitteln,
der Inhalt der Nachricht zielgruppenspezifisch aufbereitet sein,
die Übermittlung der Nachricht über einen geläufigen Kanal erfolgen,
die Nachricht beim Empfänger richtig ankommen.
Welche Ziele verfolgt eine gute interne Kommunikation?
Die interne Kommunikation hat im Unternehmen mehrere Aufgaben. Dazu gehören der Wissenstransfer sowie die Förderung der Motivation und der Mitarbeiterzufriedenheit. Eines der wichtigsten Ziele der internen Kommunikation ist jedoch die Weitergabe der Informationen an die Belegschaft.
Die regelmäßige Kommunikation stellt sicher, dass bestimmte Informationen zwischen allen Beschäftigten und Bereichen auf allen Ebenen ausgetauscht werden. Interne Kommunikation ist für die Erreichung der Unternehmensziele essenziell. Sie hilft Entscheidungen schneller zu treffen sowie organisatorische Prozesse nachhaltig zu optimieren. Zudem spielt sie eine entscheidende Rolle bei der Vermittlung der Werte und Kultur. Die Identifikation mit dem Unternehmen und Mitarbeiterbindung werden gestärkt.
Für international tätige Unternehmen ist es besonders schwierig sich mit Teams aus anderen Ländern auszutauschen. Funktioniert der Informationsaustausch nicht reibungslos, entstehen Fehler und die Arbeitsprozesse werden deutlich erschwert. Gute interne Kommunikationsstrukturen sorgen für Flexibilisierung des Informationsaustausches und fördern eine effiziente Arbeitsweise.
Der Erfahrungsaustausch zwischen Kollegen hilft, mögliche Fehlerquellen zu vermeiden, Ressourcen besser zu planen und Ergebnisse effektiv zu erzielen. Eine unkomplizierte interne Kommunikation fördert die Leistungsbereitschaft des Personals und trägt nachweislich zum Unternehmenserfolg bei.
Unterschiedliche Tools wie Intranet, Instant Messenger Apps sowie weitere Kommunikationsdienste ermöglichen eine flexible Kommunikation über Ländergrenzen hinaus. Zudem bauen digitale Anwendungen Bürokratie ab und erleichtern den Informationsaustausch sowie bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Dank der zuverlässigen Kommunikation in Echtzeit lassen sich gemeinsame Projekte leichter realisieren.
Was sind die Herausforderungen der internen Kommunikation?
In vielen Unternehmen beschränkten sich die Kommunikationslösungen auf einen geringen Funktionsumfang. Doch die Berufswelt entwickelt sich stets weiter und bedarf neuer flexibler Formen der Kommunikation. Um qualitative Zusammenarbeit gewährleisten zu können, muss die interne Kommunikation in Unternehmen zeit- und ortsunabhängig erfolgen.
Misslungene Kommunikation erschwert die erfolgreiche Erfüllung von Aufgaben und wirkt sich negativ auf die Personalbindung aus. Es ist unabdingbar, mit den Dynamiken und Trends der modernen Berufswelt Schritt zu halten. Nur gute interne Kommunikationsmittel unterstützen das Personal und ermöglichen optimalen Austausch sowohl auf der kollegialen als auch auf der Führungsebene.
Was sind die häufigsten Fehler der internen Kommunikation?
Auch in den bestorganisierten Unternehmen kommen Fehler in der internen Kommunikation vor. Folgende Fehlerquellen sollten unbedingt vermieden werden:
Es wird zu wenig kommuniziert
Falsche bzw. widersprüchliche Informationen
Kommunikation zum falschen Zeitpunkt
Kommunikation als Einbahnstraße
Unverständliche Kommunikation
1. Es wird zu wenig kommuniziert
Wenn die Beschäftigten wichtige Informationen aus der lokalen Zeitung erfahren und nicht von ihren Vorgesetzten, dann läuft etwas falsch. Die Kommunikation über externe Medien sowie inoffizielle Kanäle sollten erst dann erfolgen, wenn das Personal bereits auf dem internen Weg informiert wurde. Alle wichtigen Informationen, die das Personal bzw. die Entwicklung des Unternehmens betreffen, sollte die Geschäftsleitung daher rechtzeitig und zielgerichtet an die Belegschaft weitergegeben.
2. Falsche oder widersprüchliche Informationen
Um Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und sie nachhaltig für das Unternehmen zu begeistern, ist eine transparente interne Kommunikation enorm wichtig. Ein vertrauenswürdiger und ehrlicher Informationsaustausch beseitigt Gerüchte, die sich negativ auf das Betriebsklima und die Mitarbeitermotivation auswirken.
3. Kommunikation zum falschen Zeitpunkt
Um Irritationen und Missverständnisse zu vermeiden, sollte die Information der Belegschaft zu einem richtigen Zeitpunkt erfolgen. Erfolgt die Weitergabe wichtiger Inhalte zu spät oder zu früh, wirkt es auf die Mitarbeitenden unseriös. Eine gute zeitliche und inhaltliche Planung spielt in der internen Kommunikation eine zentrale Rolle.
4. Kommunikation als Einbahnstraße
Kommunikation ist stets ein Dialog. Wenn die Mitarbeitenden keine Möglichkeiten bekommen, ihre Meinung zu äußern und Stellung zu beziehen, ist Unzufriedenheit vorprogrammiert. Aktive Teilnahme bringt viele Vorteile mit sich. Das Personal erfährt Wertschätzung, identifiziert sich mit dem Unternehmen und bringt eigene Ideen ein.
5. Unverständliche Kommunikation
Einfach mal einen komplizierten betriebswirtschaftlichen Bericht an die Belegschaft weiterleiten? Keine gute Idee! Die Informationen müssen so aufbereitet sein, dass die Zielgruppe diese leicht versteht.
Interne Kommunikation sollte jederzeit wertschätzend und vertrauensvoll sein. Die Aufgabe der Führungskräfte ist es, auf die transparente Kommunikation sowie geläufige Kommunikationskanäle zu achten und bei Bedarf entsprechende Optimierungsmaßnahmen in die Wege zu leiten. Besonders in außergewöhnlichen Situationen wie Veränderungsprozessen und kritischen Phasen ist ein regelmäßiger Dialog wichtig. Richtige Kommunikation minimiert Unsicherheiten im Team und stärkt das Wir-Gefühl.
Welche Bedeutung hat die interne Kommunikation für Unternehmen?
Die interne Kommunikation stellt die Basis der gesamten Unternehmenskultur dar und besitzt zahlreiche positive Effekte. Sie sorgt nicht nur für einen reibungslosen Informationsfluss, sondern nimmt auch einen Einfluss auf die Arbeitsatmosphäre. Interne Kommunikation ist die tragende Säule im Unternehmen und für den Erfolg essenziell.
Vorteile für Führungskräfte
Die Führungskräfte können wichtige fachliche und organisatorische Informationen weitergeben. Somit wird die Fehlerquote reduziert und die Arbeitsleistung verbessert. Durch eine transparente und wertschätzende Kommunikation motivieren Führungskräfte ihre Belegschaft und beeinflussen die Mitarbeiterbindung positiv.
Interne Kommunikation bietet der Führungsebene folgende Vorteile:
Stärkung der Mitarbeiterbindung und des Zusammenhalts
Schaffen von Vertrauen
Vermittlung der Unternehmenswerte
Feedbackmöglichkeit
Gute Anbindung von Außendienstmitarbeitern
Förderung der Prozesstransparenz
Effiziente Arbeit zwischen unterschiedlichen Organisationseinheiten
Die Belegschaft ist die erste Dialoggruppe für den Erfolg des Unternehmens. Wenn die interne Kommunikation zwischen allen Ebenen gut funktioniert, verbessert sich die Arbeitsqualität deutlich.
Vorteile für Mitarbeiter
Eine gute interne Kommunikation stellt ein wichtiger Baustein in der gelungenen Personalarbeit dar. Werden die Informationen transparent und ehrlich weitergegeben, steigt die Motivation und Produktivität des gesamten Teams. Die Belegschaft fühlt sich wertgeschätzt und sieht mehr berufliche Perspektiven.
Durch regelmäßiges Feedback erfahren die Mitarbeiter die Wichtigkeit ihrer Arbeit, was sich wiederum positiv auf Selbstwertgefühl und auf persönliche Weiterentwicklung auswirkt. Die Beschäftigten entwickeln besseres Verständnis für die Unternehmenswerte und erbringen zielgerichteter ihre Leistung. Gemeinsames Arbeiten an Projekten, schneller Erfahrungsaustausch, einfache Dokumentenverwaltung sowie Kommunikation über zeitliche und lokale Grenzen hinweg, bieten einen echten Mehrwert.
Welche Instrumente existieren für eine gute interne Kommunikation?
Für eine positive Employer Experience benötigt moderne digitale Kommunikationsmittel. Diese vereinfachen den Arbeitsalltag enorm und sorgen für einen flexiblen Austausch von relevanten Informationen und Erfahrungen. Es gibt dabei folgende Möglichkeiten:
Intranet
Social Intranet
Blog
Webinare
Digital Signage
Podcasts
Chats
Präsenzveranstaltungen
Intranet
In fast jedem größeren Unternehmen gibt es das sogenannte Intranet. Die interne, in sich geschlossene Plattform bietet einem bestimmten Personenkreis eine Vielzahl an wichtigen Informationen sowie Dokumente und Formulare, die die gesamte Belegschaft betreffen. Dazu gehören insbesondere Speisepläne, Prozessbeschreibungen, Trainingsunterlagen, Veranstaltungskalender oder Umfragen. Im Intranet sind Informationen zu finden, die den Unternehmensalltag regeln. Welche Intranet-Vorteile und Nachteile gibt es?
Vorteile:
Erhöhung von Mitarbeitermotivation und Produktivität
schnelleres Finden von wichtigen Informationen
einfache bereichsübergreifende Kommunikation
ideal als Wissens- und Contentmanagement-System
Nachteile:
Sicherheitsstandard (gute Firewall notwendig)
Überforderung der Belegschaft durch zu viele Informationen
oft sehr zeit- und kostenaufwendig
regelmäßige Pflege der Plattform erforderlich (zeitliche und finanzielle Ressourcen)
mögliche Software und Implementierungsprobleme
Social Intranet
Im Social Intranet erstellen Beschäftigte individuellen Profile, posten interessante News, kommentieren, schreiben Blogbeiträge und teilen ihr Wissen. Die wichtigsten Vorteile von Social Intranet: Es fördert die soziale Interaktion.
Außerdem stärkt es die Mitarbeiterbindung, kollegiale Beziehung, das positive Wir-Gefühl sowie den team- und bereichsübergreifenden Austausch. Auf dem Markt gibt es eine Reihe an Social Intranet Lösungen, die je nach den Bedürfnissen und der Unternehmensgröße implementiert werden können.
Blogs
Ein Blog kann auf der Website des Unternehmens oder im Social Intranet integriert sein. Er bietet den Mitarbeitenden eine Möglichkeit eigene Ideen und Erfahrungen zu teilen. Ein interner Blog eignet sich ideal für Wissenstransfer, Informationsaustausch und Weiterbildung. Blogbeiträge und Storytelling in einer spannenden Form aufbereitet, fördern das Leserinteresse sowie emotionale Verbundenheit. Ein Blog kann sowohl intra- als auch internetbasiert implementiert werden.
Webinare
Interne Webinare sind eine perfekte Möglichkeit der internen Kommunikation. Die Inhalte werden persönlich durch einen Sprecher präsentiert. Webinare sind insbesondere für Schulungen, Präsentationen und Fachbeiträge gut geeignet. Bei Livestreaming Webinaren kann auf Fragen sofort eingegangen werden und die Belegschaft erfährt durch einen persönlichen, wenn auch digitalen Kontakt, mehr Wertschätzung.
Digital Signage
Digitale Anzeigetafeln an zentralen Orten wie etwa Foyers, Meetingräume oder Kantinen installiert, informieren Mitarbeiter über wichtige Ereignisse sowie Neuigkeiten. Die Vorteile von Digital Signage Lösungen liegen in der Flexibilität, visuellen Darstellung und Interaktionsmöglichkeit.
Podcasts
Podcasts werden immer beliebter. Denn sie bieten eine hervorragende Möglichkeit, um bestimmte internetbasierte Inhalte effizient und kostengünstig zu kommunizieren. Vorlesungen, Produktvorstellungen, Interviews sowie Konferenzen können als Podcast angeboten werden und eine große Reichweite erreichen. Das digitale Format über PC, Tablet oder Smartphone ermöglicht eine ortsunabhängige Teilnahme und spart Anreisekosten.
Chats
Immer wichtiger und beliebter werden die mobilen Business-Chats, die über mobile Endgeräte genutzt werden. Die Ergebnisse von Bitkom Digital Office Index 2020 zeigen, dass bereits 81 Prozent der Unternehmen für externe und interne Kommunikationen Smartphones benutzen. Berufliche Chats ermöglichen einen schnellen Austausch und eine effiziente Kommunikation. Chats unterstützen die Flexibilität in der Organisation und schaffen das Gefühl der Teilhabe.
Präsenzveranstaltungen
Präsenzveranstaltungen ermöglichen einen direkten Austausch und bieten Platz für eine hohe Interaktion zwischen den Teilnehmenden. Die Anwesenden haben die Möglichkeit bei Unklarheiten Fragen zu stellen und der Trainer kann auf Rückfragen besser reagieren. Gestik und Körpersprache können die Wichtigkeit der Inhalte betonen. Dadurch wird die zwischenmenschliche Kommunikation und die Motivation gefördert. Präsenzveranstaltungen bieten zudem eine hervorragende Möglichkeit berufliche und freundschaftliche Kontakte zu knüpfen.
Erfolgreiche Kommunikation im Unternehmen ist das A und O. Faktoren wie Leistungsbereitschaft, Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation hängen von der firmeninternen Kommunikation direkt ab. Es ist wichtig, in das Unternehmen eine nachhaltige Kommunikationsstrategie zu integrieren.
Möglichkeiten erfolgreicher Kommunikation
Die digitale Transformation hat die Mitarbeiterkommunikation revolutioniert. Flexibilität, Aktualität, Interaktivität, Wissensmanagement – in der heutigen Zeit ist vieles möglich. Doch mit neuen Möglichkeiten entstehen auch neue Herausforderungen. Analoge Instrumente gehören der Vergangenheit an. Digitale und interaktive Instrumente sind für eine erfolgreiche Kommunikation essenziell. Um interne Kommunikation im Digital Workspace erfolgreich umzusetzen, sollten folgende Punkte beachtet werden:
Um die Kommunikation im Unternehmen zu optimieren, erfolgt zunächst eine Analyse der Zielgruppe. Besonders Generation Y und Z legen einen großen Wert auf digitale Kommunikationskanäle.
Es macht keinen Sinn, komplexe Plattformen zu erstellen, die das Team nicht nutzt. Alle internen Kommunikationsanwendungen sollten benutzerfreundlich und unkompliziert sein. Zudem sind schnell ladende Seiten sowie flüssige Videoformate eine wichtige Voraussetzung für eine gute Employee Experience. Die Menschen nehmen rund 80% der Informationen visuell wahr. Digital Signage bietet eine lebendige visuelle Kommunikation innerhalb des Unternehmens und sorgt für ein in Erinnerung bleibendes Erlebnis.
Erfolgreiche Kommunikation mit Mitarbeitern bedarf klarer Ziele, Transparenz und Kooperation. Mit einer durchdachten Kommunikationsstruktur lassen sich Konflikte und Missverständnisse vermeiden.
Personalisierte interne Kommunikation bringt viele Vorteile mit sich. Beschäftigte haben je nach Funktion, Alter und Erfahrung unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse. Warum sollte dann die interne Kommunikationsstrategie für alle gleich sein? Es ist empfehlenswert je nach Größe des Unternehmens Avatare für Mitarbeitende, Teams und Abteilungen zu erstellen.
Dabei sollten die Biografie, Kompetenzen, Funktion sowie tägliche Aufgaben berücksichtigt werden. Arbeitet ein Team überwiegend im Homeoffice, bieten sich Podcasts, Webinare sowie die Kommunikation über E-Mail an. Proaktive Mitarbeiter mögen Interaktionen und Feedbackmöglichkeiten. In diesem Fall hat sich Digital Signage bewährt.
Interne vs. externe Kommunikation
Auch wenn interne und externe Kommunikation zwei unterschiedliche Varianten des Informationsaustausches darstellen, hängen beide Kommunikationsarten stark voneinander ab. Denn nur, wenn interne Kommunikation in Unternehmen gut funktioniert, kann die externe Kommunikation des Unternehmens erfolgreich sein.
Externe Unternehmenskommunikation Definition
Die externe Kommunikation beschreibt den Informationsaustausch zwischen einem Unternehmen und anderen Organisationen, Gruppe oder Personen.
Externe und interne Kommunikation – der Unterschied
Die interne und externe Unternehmenskommunikation unterscheiden sich in erster Linie hinsichtlich ihrer Akteure. Bei der externen Kommunikation sind es externe Partner, interne Kommunikation findet zwischen einem Personenkreis, der zu einer Organisation gehört.
Immer mehr Unternehmen setzen in der internen Kommunikation auf digitale Formate. Die aktuellen Trends der internen Unternehmenskommunikation gehen in Richtung Flexibilität und persönlicher digitaler Kontakt.
Schnell und persönlich
Passive Kommunikation bzw. Frontalvorträge kommen bei dem Empfänger nicht gut an. Interaktive Inhalte werden immer beliebter. Die Empfänger können interagierten und Feedback geben. Durch die Einbindung des Personals wird das Wir-Gefühl gestärkt und die aktive Teilnahme fördert den Lerneffekt. Bei interaktiven Inhalten hat sich der Einsatz von Digital Signage Software besonders gut bewährt.
Multi-Channel-Ansatz
Langweilige Kommunikation per E-Mail war gestern, heute setzen viele Unternehmen bei der internenKommunikation auf den Einsatz von mehreren Kommunikationskanälen. Chats, Digital Signage, Blogs, Webinare – das digitale Zeitalter bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten und hebt die interne Kommunikation auf einen anderen Level.
Mitarbeitervideos
Interne Kommunikation ist ein wichtiger Baustein in der Personalentwicklung. Erfahrene Teammitglieder können ihre Expertise an die junge Generation weitergeben. Mitarbeitervideos wirken authentisch und greifbarer und ermöglichen die aktive Beteiligung der Belegschaft.
Gamification
Die Anwendung spieltypischer Bausteine gehört zu den beliebtesten Trends in der Unternehmenskommunikation Der pädagogische Effekt der aktiven Interaktion ist nicht zu unterschätzen. Gewinnspiele und Quiz motivieren die Mitarbeiter zur Teilnahme an unterschiedlichen Weiterbildungsmaßnehmen und animieren zum Mitmachen.
Fazit
Es ist wichtig, mit der digitalen Entwicklung Schritt zu halten. Neue Content-Formate bieten viele Chancen und verbessern die Kommunikation nachhaltig. Bei der Wahl der Kommunikationsmittel spielt die Mitarbeiterzahl sowie die Anzahl der Standorte eine wichtige Rolle. Für die Ermittlung passender Maßnahmen der internen Kommunikation sollten Mitarbeiterumfragen durchgeführt sowie Prozesse und Strukturen analysiert werden. So wird die interne Kommunikation zum Motor für den Geschäftserfolg.
